Por dónde empezar con la IA si aún no ha hecho nada

Aún no ha puesto nada de IA en producción. Su consejo de administración pregunta, un competidor la menciona en cada nota de prensa y alguien de su equipo pasa una suscripción a ChatGPT como gasto. Da la sensación de llegar tarde. Y no sabe muy bien qué pegan ahí sus equipos.

No es tan tarde como parece. Vemos a menudo empresas que anunciaron la IA hace dos años y todavía tienen un piloto y una diapositiva. Empezar ahora tiene una ventaja: puede saltarse el piloto que no lleva a ninguna parte.

Empiece por aquí: haga la lista de las tareas que más horas cuestan, revise los datos que hay detrás, elija un primer caso acotado y póngalo en producción. Cuatro pasos, en este orden.

1. Haga la lista de las tareas que más horas cuestan

No parta de la tecnología. Parta de la agenda: ¿en qué trabajo que preferirían no hacer se les va la semana a sus equipos?

Pida a cada responsable de equipo las tres tareas que más tiempo consumen. Después pregunte a quienes hacen la tarea, no solo a su responsable. Ellos saben qué parte lleva el tiempo, y casi nunca es la que nombra el responsable.

Póngalo en una tabla. Copie esta en un documento compartido y envíela a sus responsables de equipo:

Rellene las horas con una cifra aproximada y añada quién hace la tarea. Una tarea que ocupa 40 horas al mes a tres personas es candidata. Una que ocupa dos horas al mes al director general no lo es, por muy molesta que sea.

Esta lista vale más que cualquier presentación de estrategia de IA. Le dice dónde un proyecto puede amortizarse, con sus propias cifras. Si quiere ir más allá, nuestra plantilla de definición de proyecto convierte la mejor fila en un encargo.

2. Revise los datos antes de encariñarse

Cada tarea de la lista necesita una entrada y una respuesta correcta. La IA solo funciona si ambas existen en algún lugar accesible. Las dos últimas columnas de la tabla ya plantean la pregunta.

Para cada candidata, compruebe tres cosas:

• ¿Dónde está la entrada? Un buzón compartido, una carpeta de PDF, una base de datos, la cabeza de alguien.
• ¿Hay ejemplos pasados de buen resultado? Tickets respondidos, facturas validadas, presupuestos aprobados.
• ¿Quién tiene derecho a verlos? Los datos de clientes, los datos de salud y los expedientes de RR. HH. vienen con reglas, y esas reglas deciden dónde puede funcionar el sistema.

Aquí es donde la mayoría de las listas se reducen. La tarea de facturas parece perfecta hasta que descubre que los proveedores envían escaneos en papel, algunos escritos a mano. La idea de soporte sobrevive porque hay tres años de tickets respondidos en la herramienta de soporte.

Las reglas sobre los datos rara vez bloquean, pero condicionan el desarrollo. El sistema puede funcionar en servidores en Europa, en su propia nube o en sus instalaciones. Decídalo pronto, no la semana antes del lanzamiento, y decida qué pueden pegar sus equipos en herramientas públicas mientras tanto.

3. Elija un primer proyecto de IA acotado

Ahora tiene dos o tres tareas que cuestan horas reales y tienen datos utilizables. Elija una. Después redúzcala.

"Automatizar la atención al cliente" no es un primer caso. "Redactar una respuesta a los tickets que preguntan dónde está una entrega, para que un agente la revise y la envíe" sí lo es. La segunda versión sale en semanas, tiene una medida evidente y deja a una persona en el circuito mientras aprende.

Un buen primer caso cumple cinco condiciones:

• lo usa un solo equipo, así recibe comentarios de gente que conoce el oficio
• se puede medir: horas ahorradas, tickets gestionados, errores detectados
• una respuesta equivocada cuesta poco, porque una persona la revisa antes de enviarla
• funciona dentro de las herramientas que el equipo ya abre cada mañana
• alguien de su lado lo asume, con unas horas a la semana para probarlo y decir qué falla

Esa última decide más proyectos que el modelo. Sin responsable, el proyecto espera unos comentarios que nunca llegan.

La tentación es elegir el caso más visible, el que gustará al consejo. El primer proyecto tiene una sola misión: llegar a producción y demostrar que el método funciona en su empresa.

El visible puede ir segundo.

4. Póngalo en producción, no en un piloto

Este es el paso que la mayoría de las empresas se salta. Construyen una demo, la enseñan en una reunión, todos asienten y nunca llega a las personas que debían usarla.

Una demo responde a "puede funcionar". La producción responde a "funciona un martes, con tickets reales, cuando quien lo construyó está de vacaciones". Solo la segunda ahorra horas.

En la práctica, producción significa unas cuantas cosas poco vistosas:

• funciona dentro de las herramientas existentes, no en una pestaña aparte que nadie abre
• alguien vigila la calidad cada semana y corrige lo que se desvía
• el equipo que lo usa puede decir cuándo se equivoca, y esos comentarios llegan a alguien
• hay una cifra, acordada antes del desarrollo, que dice si ha funcionado

Nada de esto requiere un programa de transformación. Requiere un caso y un responsable.

Es el plazo habitual en nuestros proyectos, con una demo cada semana para que quienes lo van a usar lo vean tomar forma.

Lo que cuesta esperar y lo que cuesta precipitarse

Esperar tiene un precio, pero no el que sugieren las notas de prensa. Son las 40 horas al mes que su equipo de soporte sigue dedicando a las mismas respuestas. Se pueden contar.

Precipitarse también tiene un precio. Un piloto hecho con prisas, sobre la tarea equivocada, con datos que nadie revisó, cuesta unos meses y mucha buena voluntad. La siguiente idea de IA en su empresa se encontrará con una sala que recuerda la anterior.

Los cuatro pasos de arriba son más lentos que comprar una herramienta el lunes. Son mucho más rápidos que un piloto que hay que volver a empezar.

Dónde encaja la auditoría gratuita

Los tres primeros pasos son lo que nuestra auditoría gratuita hace con usted: una hora sobre en qué se van sus horas y después un documento breve con las oportunidades que vemos y las que desaconsejamos. El paso 4 es el desarrollo, y lo hace el mismo equipo.

Reserve una auditoría gratuita y traiga su lista, o empecémosla juntos.